Zeiterfassungssoftware – einfach, intelligent, open-source

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist ein Thema, mit dem praktisch jeder in Berührung kommt, sei es um eigene Arbeitszeit zu erfassen oder um zum Beispiel eine Haushaltshilfe zu entlohnen. Weil ich kein einfach zu bedienendes Programm gefunden habe, das meinen Vorstellungen entspricht, habe ich selbst eines geschrieben.

Arbeitsstunden innerhalb einer Woche, Überstunden in einem Monat und andere Zeitspannen lassen sich mit diesem Programm mühelos zusammenrechnen – sogar für mehrere Personen.

Die Software funktioniert wie eine für die Zeiterfassung optimierte Tabellenkalkulation. Sie ist auf maximale Bedienungsfreundlichkeit getrimmt. Zum Beispiel können Daten verkürzt eingegeben oder durch Drücken der Plus- bzw. Minustaste verändert werden.

Die Tabelle kann gespeichert werden. Durch Anlegen einer entsprechenden Verknüpfung ist es auch möglich, das Programm mit gespeicherten Werten zu starten und diese fortzuschreiben. Dazu kann aus dem Programm heraus eine Desktopverknüpfung angelegt werden.

Das Programm kann für die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohn-Gesetz (MiLoG) verwendet werden. Das Gesetzt verlangt für geringfügig Beschäftigte (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich), dass Beginn und Ende sowie Dauer der Arbeitszeit erfasst werden.

Sie können die Open-Source-Software von Microsofts Hosting-Website für quelloffene Programme herunterladen: http://timetool.codeplex.com.

Das Programm setzt das Microsoft .NET Framework ≥ 2.0 voraus, das standardmäßig auf jedem Windows-PC vorhanden ist.

Um das Programm auszuprobieren, ist keine Installation erforderlich. Kopieren Sie das Programm einfach in irgendeinen Ordner (zum Beispiel C:\Tools).

Damit Sie neu angelegten Dateien wiederfinden und weiter bearbeiten können, fragt das Programm beim ersten Speichern, ob es eine Desktop-Verknüpfung anlegen soll.

MEDISTAR-Patientenmarker mit Ampel-Funktionalität erweitern

Mit der Patientenmarker-Funktion in MEDISTAR lassen sich Besonderheiten eines Patienten auf einen Blick erkennbar machen. Durch die Verknüpfungsmöglichkeit mit den Patientenlisten lassen sich Abfragen definieren, die automatisch zu einer bestimmten Anzeige führen.

In meiner Praxis sollen bestimmte Untersuchungen bzw. IGeL-Leistungen in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Mit Patientenmarkern lasse ich mich daran erinnern, den Patienten darauf hinzuweisen. Dazu benutze ich bei wichtigen Untersuchungen ein Ampel-System.

HRT-Ampel-2

Im folgenden Beispiel soll der Hintergrund des Patientenmarkers GRÜN sein, wenn die Untersuchung (HRT) innerhalb des letzten Jahres erfolgte. Der Hintergrund des Markers soll GELB sein, wenn die Untersuchung im Zeitraum von 1-2 Jahren erfolgte (s. Abb.). Ein ROTer Hintergrund signalisiert, dass die letzte vor mehr als 2 Jahren erfolgte.

Wir benötigen also 3 Patientlisten, die jeweils mit einem Marker verbunden werden. Das Beispiel geht davon aus, dass der betreffende Untersuchungsbefund in einer B1-Zeile gespeichert wird und dass dieser Zeilentyp ausschließlich für diesen Zweck verwendet wird. Selbstverständlich sind andere Gestaltungen möglich. Zum Beispiel könnte nach einen Schlüsselwort gesucht werden.

Erste Abfrage (GRÜN)

Bedingung von dynamisch > bis dynamisch >
A mdB1=* H-1J H
Verknüpfung: A

Zweite Abfrage (GELB)

Bedingung von dynamisch > bis dynamisch >
A mdB1=* H-2J H-1J
B mdB1=* H-1J H
Verknüpfung: A+-B

Dritte Abfrage (ROT)

Bedingung von dynamisch > bis dynamisch >
A mdB1=*
B mdB1=* H-2J H
Verknüpfung: A+-B

Als letzter Schritt erfolgt das Einrichten des Patientenmarkers, der mit der zugehörigen Patientenliste verknüpft wird.

HRT-Ampel-1

Makros für die Brieferstellung mit MEDISTAR und Microsoft Word

Für die MEDISTAR-Brieftextverarbeitung mit Word benutze ich seit  Jahren ein paar zusätzliche Makros:
MSTV2007_mod

Die Erweiterung besteht aus zwei Dateien:

OphStar.dotm enthält die neuen Makros. Diese sind nicht geschützt und können durch den Anwender verändert werden. Absolut sinnvoll ist das bei der Funktion „Text verbessern“. Dieses Makro erlaubt auf einfache Weise das Ersetzen von in Befundtexten enthaltenen Kürzeln, die ausgeschrieben im Brief erscheinen sollen. Kurzanleitung: Add-Ins – OphStar.dotm öffnen – zu OphtStar.dotm wechseln – Alt+F11 drücken – Module: modOphStar mit Doppelklick öffnen – Zeilen die mit „Call“ anfangen ersetzten. Neben dem Such- und Ersetzungstext können Sie jeweils angeben, ob das Ersetzen automatisch oder mit Sicherheitssabfrage erfolgen soll.

modOphStar

 

MSTV2007_mod.dotm ist eine modifizierte MEDISTAR-Makrodatei. Es wurden lediglich dem MEDISTAR-Ribbon ein paar Schaltflächen hinzugefügt, mit denen die Makros der Ophstar.dotm aufgerufen werden können. Das erspart einem das Öffnen des AddIn-Ribbons, in dem sich die gleichen Schaltflächen finden – als Bestandteil der Ophstar.dotm. Die Verwendung der MSTV2007_mod.dotm ist also nur eine zusätzliche Option beim Einsatz der Ophstar.dotm.

Die Dateien befinden sich in der Zip-Datei, die Sie hier herunterladen können: WordOphtStarAddIn.

Entpacken Sie die Dateien nach dem Download in  einen beliebigen Ordner. Neben den erwähnten Dateien sind drei Visual Basic-Skripte enthalten:

  1. ExploreWordStartup.vbs öffnet den Startup-Ordner Ihrer Word-Installation.
  2. InstallAllWordAddIns.vbs kopiert alle im gleichen Ordner enthalten Makrodateien in den Startup-Ordner. Bereits vorhandene Dateien werden umbenannt und gehen nicht verloren.
  3. ToggleMSTV2007_mod.vbs ermöglicht einen einfachen Wechsel zwischen Original und Erweiterung des MEDISTAR-Ribbons.

Bitte beachten Sie, dass es für die Verwendung keinen Support seitens der MEDISTAR-Hotline gibt. Die Nutzung geschieht wie immer auf eigene Gefahr. Aber wie bereits gesagt: in meiner Praxis wird das Add-In seit Jahren täglich benutzt. Über Rückmeldungen freue ich mich…

Computernamen des MEDISTAR-Servers ändern

Grundsätzlich ist es möglich eine Neu- bzw. Zweitinstallation, durch Kopieren der beiden Ordner D:\Oracle und D:\Medistar auf den identischen Stand zu bringen, da sowohl MEDISTAR wie auch Oracle ihre wichtigen Einstellungen innerhalb dieser Ordner speichern und nicht in der Registry. Das erspart einem das Nachinstallieren von Updates und das Importieren der Praxisdaten. Voraussetzung für das erfolgreiche Kopieren ist natürlich, dass zuvor eine reguläre Installation stattgefunden hat und dass die Dienste heruntergefahren sind. Als Zwischenmedium verwendet man am besten eine FAT32-formatierte USB-Festplatte. Man hat dann keinen Ärger mit den Benutzerrechten irgendwelcher Dateien, wie es bei NFTS vorkommen kann.

Falls in diesem Szenario die Computernamen differieren, wird es allerdings zu Problemen kommen. Deshalb möchte ich hier kurz das Vorgehen für die Umstellung des Namens beschreiben:
Um den Namen zu ändern drücken Sie <Windows-Taste + Pause-Taste>. Das weitere Vorgehen ergibt sich aus der Abbildung. Eine Änderung wird erst nach einem Neustart wirksam.

Screenshot (Sytemsteuerung - System)
Screenshot (Systemsteuerung – Systemeigenschaften)

Falls ein anderer Name als in der Quelle verwendet wird, müssen Sie vor dem Neustart die entsprechenden Einträge in folgenden Dateien korrigieren:

  • D:\MEDISTAR\inst\sql.ini
  • D:\oracle\product\11.2.0\dbhome_1\NETWORK\ADMIN\listener.ora
  • D:\oracle\product\11.2.0\dbhome_1\NETWORK\ADMIN\tnsnames.ora
Ausschnittt aus listener.ora
Ausschnittt aus listener.ora

Abfrage der aktiven Computer bzw. Sessions in MEDISTAR-SQL

Gut versteckt findet sich in MEDISTAR ein Dialogfenster für die Eingabe von SQL-Anfragen. Nützlich ist dieser Programmbestandteil durch seine Makrofähigkeit. Ich habe mir ein Makro gebaut, dass sich nach nur einem Klick zu diesem Dialog durchhangelt und abfragt, welche Benutzer bzw. Arbeitsplätze gerade MEDISTAR verwenden. Das ist nützlich vor irgendwelchen Arbeiten an der Datenbank (z.B. Updates, Backups, etc.), um noch geöffnete Tasks zu finden.

Sie gelangen zu dem Abfragefenster durch Eingabe der folgenden Befehle:

  • PSH“ um das Systemkommandofenster zu öffnen.
  • Dort führen Sie den Befehl „swrp sqlexec“ aus.
  • Nach Eingabe des Master-Passworts öffnet sich das SQL-Anfragefenster.
  • select distinct machine from v$session where username='MSUSER'” entlockt dem System die gewünschte Information.

PS: In OPHTHALMOSTAR 2.0 (coming soon!) sind die Makros natürlich eingebaut.

SQL-Anfrage

NetRadio – Radiohören am PC

Als Hobbyprogrammierer wünscht man sich, ein Programm zu schreiben, das eine größere Verbreitung findet. NetRadio ist eine Anwendung, die für jeden Windows-Benutzer interessant sein könnte.

netradio1Das Programm spielt Internet-Live­streams von Radiosendern und bietet eine einfache Verwaltung für bis zu 24 Stationen. Etwas Arbeit macht es, die eignen Lieblingssender ein­zu­pflegen. Aber die Mühe lohnt sich! Die bereits eingetragenen Sender sollen nur die Funktionsfähigkeit des Programms demonstrieren. Ersetzen Sie diese durch Ihre Favoriten!

NetRadio ist nicht nur Freeware son­dern auch Open-Source-Software. Das ausführbare Programm findet sich (neben dem Quellcode) auf CodePlex zum Download. Klicken Sie hier, um die Seite zu besuchen und klicken Sie dort auf den »download«-Button.

Das Programm ist eigentlich selbsterklärend. Trotzdem ist es sinnvoll, die »Documentation« zu lesen. Dort finden sich auch Tipps, wie man an die richtigen Streaming-URLs gelangt.

Viel Spaß!

Fortlaufende Rechnungsnummern in Word-Dokumenten

In der Praxis kommt es oft vor, dass IGeL-Rechnungen mit identischen Beträgen erstellt werden müssen. Da bietet es sich an, eine Word-Vorlage zu erstellen, die nur noch Name und Anschrift automatisiert übernimmt. Allerdings müssen Rechnungen eine fortlaufende Nummer enthalten.
Zu diesem Zweck erhält die Vorlage ein »AutoNew«-Makro, das beim Erstellen eines neuen Dokuments ausgelöst wird. Die aktuelle Rechnungsnummer wird in einer INI-Datei im Vorlagenordner gespeichert, so dass sie bei der nächsten Verwendung der Vorlage (oder einer anderen mit dem selben Makro) ausgelesen werden kann.

' Increment Invoice Number to New Form Document
Sub AutoNew()
 
  ' Create variables
  Dim fieldName As String
  Dim invNumber As String
  Dim iniFileName As String
  Dim templatePath As String
 
  fieldName = "InvoiceNumber"
  iniFileName = "Rechnungen.ini"
  templatePath = ActiveDocument.AttachedTemplate.Path
 
  ' Read value from INI-file
  invNumber = System.PrivateProfileString(templatePath & _
    "\" & iniFileName, fieldName, "invNumber")
 
  ' Increment invoice number
  If invNumber = "" Then
    invNumber = 1
  Else
    invNumber = invNumber + 1
  End If
 
  ' Update Invoice Number in active document
  ActiveDocument.FormFields(fieldName).Result = invNumber
 
  ' (Over)Write new value to INI-File
  System.PrivateProfileString(templatePath & "\" & _
    iniFileName, "InvoiceNumber", "invNumber") = invNumber
 
End Sub

Das Makro erwartet in der Vorlagedatei ein Textformularfeld mit folgenden Eigenschaften:

TextFormularFeld

Downloads:

Rechnung_HRT-Unters.dot (in Word <Alt + F11> drücken, um den Code zu sehen)

AutoNew.bas (in Word <Alt + F11> drücken, im VBA-Editor „Datei importieren“ wählen)

Fehlende elektronische Gesund­heits­karte – was tun?

Die Ablösung der „alten“ Krankenversichertenkarte durch die elektronische Gesund­heits­karte (eGK) mit Beginn des neuen Jahres, wird von verschärften Regeln für den Fall des Fehlens der Karte begleitet. Das führt zu Mehrarbeit und erinnert an die ungeliebte Praxisgebühr.

Falls ein Patient ohne eGK zur Behandlung kommt, wird er aufgefordert innerhalb von zehn Tagen eine gültige Karte nachzureichen. Andernfalls erhält er eine Privatrechnung. Während dieser Zeit erfolgen Verordnungen auf dem Privatrezept mit dem Vermerk „ohne Ver­siche­rungs­nachweis“. Wird die eGK bis Quartalsende nachgereicht oder bestätigt seine Kranken­kasse, dass zum Zeitpunkt der Behandlung ein Leistungsanspruch bestand, erhält er das Geld zurück.

Ich halte es für sinnvoll, sich vom Patienten unterschreiben zu lassen, dass er die nötigen Informationen über diese Regelung erhalten hat. Zu diesem Zweck habe ich ein (nicht-grafisches) MEDISTAR-Formular umprogrammiert. Es ermöglicht den Ausdruck eines in­dividuellen Bestätigungsschreibens und dokumentiert den Vorgang in den med. Daten.

Zur Installation kopieren Sie die drei Dateien in den Ordner MEDISTAR\FORM und rufen anschließend in MEDISTAR den Formular-Assembler auf (Kommando „PSH“, dann „FASM“). Installieren Sie das Programm auf einen freien Platz und tragen Sie in den Einstellungen (s. Abb.) Ihre Praxisdaten ein.

Der Patient erhält zum Mitnehmen das Informationsblatt der KBV, das man am besten ausgedruckt bereithält.

eGKInfo

Zuordnung der Zeilentypen in MEDISTAR-Facharztlösungen

Immer wieder werde ich gefragt, ob man die Zuordnung der Zeilentypen in OPHTHALMOSTAR nicht nach den eigenen Wünschen und Vorlieben einstellen kann. Schließlich gibt es andere Facharztlösungen, in denen dies (angeblich) möglich ist.

Die Antwort lautet: Nein. Und das liegt nicht an meinem Unwillen, sondern an den technischen Gegebenheiten. OPHTHALMOSTAR unterscheidet sich in einem Punkt von anderen Facharztlösungen: es nutzt die Möglichkeit jedem Zeilentyp eine eigene Makrotafel zuzuordnen und diese Makrotafel auch anzuzeigen, wenn der Zeilentyp über die Tastatur entsprechend eingestellt wird – also Makro-unabhängig. Für die Definitionen existiert innerhalb des Makro-Rekorder-Programms ein eigener Dialog (s. Screenshot). Die Einstellungen werden in der Makrodatei gespeichert. Es existieren aber keine Makrobefehle, um diese zu ändern.

kontext

Andere Facharztlösungen sind davon natürlich in gleicher Weise betroffen. Sie bieten dem Anwender aber nur eine Makrotafel und nutzen überhaupt nicht die Möglichkeit, abhängig vom Zeilentyp unterschiedliche Makrotafeln zu präsentieren. Daher gelangen Befunde, die von der Start-Makrotafel ausgehend eingegeben werden, in der richtigen Zeile.

Gegenüber OPHTHALMOSTAR ergibt sich dadurch ein anderer Ansatz bzw. Anspruch an den Nutzer. Bei den anderen Facharztlösungen spielt es keine Rolle, ob der Fokus bereits in der richtigen Zeile steht. Jeder neue Befund muss ausgehend von der Start-Makrotafel eingegeben werden.

OPHTHALMOSTAR bietet demgegenüber den Vorteil, dass Zeilentyp-abhängig bereits die passenden Makrotafeln (2!) angeboten werden. Dadurch kann der gewünschte Befundbaustein mit weniger Aufwand bzw. weniger Mausklicks eingetragen werden. Letztlich erhält der Anwender dadurch mehr Freiheit. Er kann unterschiedliche Vorgehensweisen besser parallel nutzen: Tastatur, Spracherkennungssoftware und Mausbedienung vertragen sich problemlos nebeneinander beziehungsweise ergänzen sich.

PS: Theoretisch wäre es seitens MEDISTAR möglich, Makrobefehle einzubauen, mit denen sich die Kontext/Subkontext-Einstellungen verändern ließen. Ein Autostart-Makro könnte dann beim Start des MEDISTAR-Tasks die Anwendereinstellungen aus einem Menü auslesen. Ob das im Ergebnis sinnvoll oder zu verwirrend und fehlanfällig wäre, vermag ich nicht zu sagen.

Fazit: Trotzdem gibt es für jeden Fall eine Lösung. Sie können zum Beispiel eine speziell angepasste Version erwerben, die dann aber nicht Update-fähig ist. Oder Sie konvertieren Ihre abweichenden Daten.